O que um escritório virtual oferece?

Há vários serviços diferentes que os coworkings podem fornecer, embora eles variem muito dependendo do escritório virtual real com o qual você escolhe trabalhar ou do pacote selecionado se houver várias opções. Veja mais em: Coworking em Ribeirao Preto.

Os serviços comumente oferecidos por escritórios virtuais incluem o seguinte:

Espaço físico de escritório conforme necessário. Quer realizar uma reunião em uma linda sala de conferências para impressionar um investidor? Ou você precisa de um pequeno espaço de escritório uma vez a cada poucos meses para realizar uma rara reunião pessoal com sua equipe ou com clientes? 

A maioria dos escritórios virtuais oferece algumas opções de espaço físico em seus locais. Isso pode incluir acesso a salas de conferência que você pode reservar, uma mesa flutuante que você pode reservar ou pequenos espaços de escritório que você pode usar ocasionalmente.

Certifique-se de verificar o que exatamente seu escritório virtual oferece e considere se será o que você precisa à medida que começa a crescer. 

Serviços de recebimento e encaminhamento de correspondência 

A maioria dos escritórios virtuais tem serviços de correspondência expansivos através do endereço fiscal. Eles vão receber e assinar para entregas e correio.

Eles ligarão para você para pegar os itens ou encaminharão o correio diretamente para você. Eles também costumam enviar pacotes para você, para que você não precise esperar para pegá-los ou deixá-los em algum lugar.

Alguns até têm serviços de abertura de envelopes e digitalização. Nesse caso, eles digitalizarão suas cartas e as enviarão por e-mail para que você não precise esperar para recebê-las. 

Atendimento ao vivo

Os serviços de atendimento ao vivo (também conhecidos como “recepcionistas virtuais”) ajudam você a ficar por dentro de todas as chamadas telefônicas que sua empresa recebe. 

Os agentes de atendimento ao cliente atenderão o telefone e seguirão um roteiro flexível criado por sua empresa para direcionar ainda mais suas chamadas e ajudar os clientes. 

Eles normalmente são capazes de responder a perguntas rápidas como “onde está o endereço de correspondência” e agendar compromissos, e podem encaminhar qualquer outra chamada para o membro da equipe apropriado ou receber uma mensagem. 

Os serviços de atendimento ao vivo ajudam sua empresa a parecer extremamente profissional e evita que sua equipe seja interrompida o dia todo, todos os dias, com chamadas telefônicas.

Isso pode ser um grande trunfo quando você deseja manter o foco e aumentar sua produtividade. 

Serviços de teleconferência ou videoconferência 

A teleconferência e a videoconferência podem ser complexas, dependendo de como você está fazendo isso.

Sempre parece melhor ter equipamentos profissionais, de alta qualidade e confiáveis ​​em um ambiente silencioso e profissional, em oposição à terrível iluminação do seu laptop no Zoom enquanto seu cachorro derruba tudo em segundo plano.

Um dos serviços mais comuns oferecidos pelos escritórios virtuais é a teleconferência e a videoconferência e, na maioria dos casos, a equipe do escritório virtual o ajudará a configurar o equipamento antes de suas ligações. 

Serviços de impressão e fax 

Alguns escritórios virtuais oferecerão serviços de impressão, fax e fotocópias. Às vezes, eles terão alguém no local que pode lidar com isso como uma recepcionista, enquanto outras vezes isso significa apenas que você tem acesso a essas ferramentas.

Você pode estar limitado a quantas cópias você pode imprimir ou criar, mas certifique-se de ler os termos do seu contrato e certifique-se de que ele esteja alinhado com o que você precisa. 

De qualquer forma, a opção de ter acesso instantâneo a impressoras, fotocopiadoras e um aparelho de fax de alta qualidade sem ter que comprá-los você mesmo é incrivelmente conveniente. 

Estúdio de fotografia ou serviços 

Embora isso seja um pouco menos comum do que alguns dos outros serviços desta lista, alguns escritórios virtuais oferecem espaços para você tirar fotos.

Alguns chegam a contratar um fotógrafo por um dia para fotografar clientes no escritório ou para fotografar seus produtos. Se isso não for algo que o escritório virtual oferece, você sempre pode perguntar se pode trazer seu próprio fotógrafo para as instalações para fotos, se necessário. 

Assistentes virtuais 

Os assistentes virtuais podem ajudar a melhorar drasticamente a produtividade da sua empresa. Eles podem fazer tudo, desde verificar seus e-mails, enviar faturas aos clientes, agendar e participar de reuniões.

Eles geralmente são altamente experientes e podem eliminar rapidamente qualquer tarefa que você atribui a eles.

Pergunte sobre quantos assistentes virtuais você terá acesso ou quantas horas por semana você espera utilizar seus serviços. Isso o ajudará a avaliar se você precisa contratar um assistente próprio ou se o assistente virtual incluído em sua associação ao seu endereço fiscal o manterá coberto por enquanto. 

Um número de telefone virtual 

Não é incomum que os escritórios virtuais ajudem as empresas a configurar números de telefone virtuais ou até mesmo mantê-los incluídos no plano de associação.

Normalmente, eles podem ser acessados ​​por meio de aplicativos para desktop e dispositivos móveis em seus dispositivos existentes, mas permitem que você tenha uma linha de negócios em vez de usar seu número pessoal. 

Os números de telefone virtuais são fáceis de adquirir e muitas vezes relativamente econômicos.

Uma coisa a ter em mente, no entanto, é garantir que seus números de telefone comerciais possam ser transferidos para outros provedores ou que você mantenha o acesso a eles (mesmo que isso signifique pagar) se precisar sair do escritório virtual.

Evitar mudar a linha telefônica principal da sua empresa pode ser uma boa pedida. 

Acesso a algumas ferramentas baseadas em nuvem 

Alguns escritórios virtuais permitirão que seus membros acessem um conjunto de ferramentas SaaS baseadas em nuvem. Isso pode incluir o Microsoft Office, ferramentas de gerenciamento de projetos, ferramentas de compartilhamento de arquivos ou ferramentas de comunicação.

Pergunte qual é o seu nível de acesso e quantos membros da equipe você pode adicionar se isso for oferecido.

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